Автоматизация фитнеса - фитнес клубов, спортклубов, фитнес залов

В данном разделе нашего сайта мы постарались основные моменты, на которые нужно обратить внимание при автоматизации фитнес клуба.

Выбор программного обеспечения для автоматизации фитнес клуба

Здесь управляющие фитнес клубов выбирают следующие основные варианты решения поставленной задачи:

покупка готовой специализированной системы автоматизации фитнес клубов;
разработка собственного программного продукта с помощью IT-компаний или силами собственных программистов;
поиск и установка универсальных бесплатных программ по ведению базы данных клиентов.

Сразу можно сказать о плюсах и минусах каждого решения для автоматизации фитнес клуба:

Покупка готового специализированной системы автоматизации фитнес клубов

плюсы

минусы

любое готовое решение всегда обойдется в несколько раз дешевле написания собственного программного обеспечения
минимальное время внедрения - 3-10 дней от установки до полноценного запуска систем
техническая поддержка, помощь в внедрении и обучении
бесплатное обновление программного продукта а период срока действия техн. поддержки
возможность адаптации под индивидуальные требования заказчика

В большинстве случаев в готовых программных продуктах реализованы универсальные (общепринятые) схемы работы и если вы захотите внедрить свою дисконтную систему или специфический расчет заработной платы, то врятли в готовом программном обеспечении вы сможете это реализовать без заказа дополнительных персональных доработок.

При выборе любого программного продукта можно всегда полагаться на простое правило: чем дольше программный продукт на рынке, тем скорей всего он наиболее адаптирован для автоматизации данной сферы. Все очень просто: чем больше установок, тем больше запросов от клиентов по адаптации программного продукта к тем или иным методам работы. Периодичная реализация этих пожеланий приводит к появлению качественной системы максимально адаптированного к автоматизации данной сферы.

Разработка собственной системы управления фитнес клубом через IT-компанию или силами собственных программистов

плюсы

минусы

Получение программного продукта 100% удовлетворяющему вашим потребностям

Большие финансовые затраты на реализацию проекта. Обычно расходы на написание программного продукта с нуля в разы превышают расходы на покупку готового программного решения.
Наличие сотрудников имеющих отличные знания как в фитнес индустрии так и в программировании для написания технического задания.
Длительный период внедрения системы. На этапы постановки задачи, реализации, тестирования уходит от 6 мес. до нескольких лет.
Постоянные расходы на доработку и обслуживание программного комплекса.

Использование для автоматизации фитнеса бесплатных универсальных программ по ведению баз данных клиентов

плюсы

минусы

финансовые затраты сводятся к нулю

Данные программы 100% не смогут решать основные задачи, которые возникают в работе фитнес клубов.
Нет возможности персональной адаптации программы, расширения функциональности или построения на ее базе комплексной системы автоматизации предприятия с подключением дополнительного торгового оборудования или организации системы СКУД.
Нет технической поддержки и гарантии восстановления данных при возможных аппаратных или системных сбоев.

Постановка задач, требующих решения с помощью автоматизации фитнес клуба?

Основные задачи, которые можно решить при помощи автоматизации фитнес клуба - это:

Автоматизировать процесс обслуживания клиентов, который имеет в фитнес индустрии свою специфику, связанную с посещениями клиентов по клубным картам, учетом проданных и оказанных занятий, выписки договоров, учетом денежных операций, предварительной записи на персональные тренировки и коллективные занятия, организации работы менеджеров по продажам контрактов и обзвону клиентов и многое другое.
Задача учета розничных товаров и расходных материалов, организация ведения склада, расчет с поставщиками, проведения инвентаризаций, снятия остатков и т.д.
Автоматизация работы, связанная с управлением работы персонала: планирование рабочего времени сотрудников, расчет заработной платы, оценка загруженности и эффективности работы и т.д.
Получение оперативных данных для ведения управленческой работы, связанной с анализом финансовых показателей работы предприятия.

Для решения всех этих задач, наша компания предлагается автоматизацию фитнес клубов на базе собственной разработанной программы для фитнес клубов "UNIVERSE-Фитнес". Самый распространенный вариант автоматизации, применяемый в клубах среднего класса - это автоматизация рабочих мест в трех основных зонах - рецепция, бар (склад), директор.

Первый компьютер с программным обеспечением устанавливается на рецепции и решает задачи обслуживания клиентов, такие как: занесение данных по клиентам в программу, фотографирование клиентов, выписка договоров, продажа карт, регистрация посещений клиентов, учет денежных операций и т.д. В большинстве случаев если клуб не большой, то на рецепции объединяют обязанности администраторов фитнес клуба и менеджеров по продажам. Далее возможны различные варианты по организации работы обслуживания клиентов. Если клуб имеет большую проходимость, то не всегда есть возможность обслуживания клиентов через одно рабочее место. Для этого на рецепции устанавливают два компьютера, на одном проходит регистрация клиентов, на втором - выписка контрактов и продажа карт. Наиболее оптимальный вариант (если позволяют размеры и планировка помещения) - это разделение зон администраторов и менеджеров по продажам. Для менеджеров по продажам выделяется отдельная комната, где они могут спокойно общаться с клиентами, заносить клиентов в программу, фотографировать, выписывать контракты и проводить обзвон постоянных клиентов.
Второй компьютер устанавливается в баре для реализации безденежной системы обслуживания внутри клуба. Бармен только заносит в систему проданные товары, а все расчеты происходят на рецепции клуба. Для контроля за работой бара, мы рекомендуем дополнительно установить термопринтер квитанций для печати не фискальных квитанций на каждый заказ из бара. В зависимости от структуры фитнес клуба, дополнительное место с программным обеспечением устанавливается на складе для учета расходных материалов.
Третий компьютер устанавливается у руководства для анализа финансовых показателей работы фитнес клуба.

Ниже приведен пример расчета затрат на автоматизацию фитнес клуба при установки системы в трех рабочих зонах (рецепция, бар, руководство). В зависимости от структуры фитнес клуба, комплект автоматизации адаптируется под задачи конкретного заказчика.

Пример расчета стоимости автоматизации фитнес клуба

Необходимое оборудование	Описание решаемых задач	Стоимость
Прокладка локальной сети	Объединение компьютеров в локальную сеть для возможности одновременной работы в системе учета с нескольких рабочих мест. Реализуется с помощью сетевого кабеля и роутера. Если кабель проложить возможности нет, то прокладывается Wi-Fi сеть.	от 15000 руб.
Компьютерная техника (компьютеры, принтеры, факсы и т.д.)	Мы рекомендуем устанавливать три компьютера: один на рецепции для администраторов и менеджеров, второй в бар (склад), третий в кабинет директору.	от 60000 руб.
Программа для фитнес клубов "Universe-Фитнес", модуль "Universe-SMS"	Программа UNIVERSE-Фитнес на три рабочих места. Полная автоматизация фитнес клуба, управление различным дополнительным оборудованием. Модуль Universe-SMS - позволяет организовывать массовые рассылки по вашей клиентской базе.	105000 руб.
Сканер штрих-кода для работы с товарами и идентификации клубных карт клиентов	Предназначен для автоматического поиска товаров в программе по штрих-кодам. Использование сканеров штрих-кода существенно упрощает работу администраторов, сотрудников склада и бара.	от 5000 руб.
Терминал для работы с банковскими картами	Предназначен для возможности проведения безналичных операций при обслуживании клиентов.	услуга предоставляется банком
Фискальный регистратор	Фискальный регистратор - это ККМ способная подключаться к компьютеру и печать чеки через команды, отправленные через программное обеспечение. Удобство использования в том, что администратору не нужно отдельно пробивать чек на стационарной ККМ, после оформления визита клиенту чек напечатается автоматически.	от 20500 руб.
Модуль для подключения фискального регистратора	Программный модуль для связи фискальных регистраторов различных производителей с программой Юниверс-Фитнес.	от 10000 руб.
Денежный ящик	Предназначен для хранения денежных средств. При подключении денежного ящика к фискальному регистратору, ящик будет открываться автоматически после печати фискального чека.	от 3500 руб.
Принтер квитанций	Предназначен для печати не фискальных квитанции клиентам в виде чека на ленте 80 мм. Принцип работы: для контроля за оказанными услугами на удаленных терминалах (бар, spa-зона) устанавливаются принтеры квитанций, при оказании услуг клиенту распечатывается квитанция, на которой он расписывается - это служит подтверждением оказания клиенту данных услуг. Квитанция распечатывается в двух экземплярах: одна для клиента – клиент получает информацию по оказанным услугам, вторая квитанция остается у сотрудника и служит отчетным документом.	15500 руб.
Установка и настройка оборудования	Все приобретенное оборудование требует подключения и настройки для совместной работы с компьютерной системой управления предприятием.	бесплатно
Обучение по работе с программным обеспечением	Стоимость программы UNIVERSE-Фитнес включает в себя установку, 6 - часовое персональное обучение и техническое сопровождение персональным менеджером в течение года.	6 часов обучения бесплатно

Итого: общая базовая стоимость автоматизации фитнес клуба с тремя рабочими местами будет составлять около 230000 руб., данная сумма будет включать в себя - компьютеры (3 шт.), принтер для печати документов, прокладку локальной сети, программу Юниверс-Фитнес на 3 рабочих места, необходимое торговое оборудование (фискальный регистратор, чековый принтер, денежный ящик,сканер-штрих-кода). Также наша компания может предложить услуги по автоматизации фитнес клубов с установкой системы СКУД.