Учет в фитнес клубе с помощью программы UNIVERSE-Фитнес

Программа учета для фитнес клуба «UNIVERSE-Фитнес» разработана для организации автоматизированного управления всеми процессами, происходящими в фитнес центре. Основная задача автоматизации предприятия - это применение технических и средств и систем управления, освобождающих человека частично или полностью от непосредственного участия в процессах. В фитнес клубах компьютерный учет применяется для обслуживания клиентов клуба, учета расходных материалов в баре и салоне красоты, расчета заработной платы персоналу и получения статистических данных по работе клуба.

Учет клиентов в фитнес клубе

Основные задача, которую должна решать программа учета клиентов в фитнес клубе — это предоставление персоналу фитнес клуба таких механизмов, с помощью которых они смогут оперативно и своевременно выполнять свои обязанности. Для решения этих задач, в программном обеспечении «UNIVERSE-Фитнес» была разработана универсальная форма "Регистрация клиента":

которая позволяет администратору выполнять все основные действия по работе с клиентами:

прикрепление фотографии клиента
просмотр полной информации по клиенту и его контрактам
просмотр истории всех операций по клиенту
продажа клиенту новой карты
активация карты клиенты
проверка активности карты
продление карты клиента
заморозка карты,продажа дополнительных заморозок
прием различных платежей от клиента
продажа клиенту персональных занятий
присвоение клиенту внутреннего номера
оформление клиенту визита
операции вход/выход из клуба.

Данный алгоритм существенно упрощает изучение программы учета клиентов фитнес клуба т.к. изучение сводится к изучению возможностей всего лишь одной основной формы и предоставляет администраторам полный доступ к необходимой информации. Если часть информации по клиентам администраторам не нужна, то она легко закрывается правами доступа.

Обслуживание клиентов фитнес клуба

В любом спортивном комплексе на рецепции выполняются все основные операции по обслуживанию клиентов. Всех клиентов можно разделить на два типа: первичные и постоянные (члены клуба). Для первичных клиентов необходима следующая документация:

прайс-лист фитнес клуба
рекламный материал (буклеты, визитки)
анкета клиента фитнес клуба
договор клиента фитнес клуба
пластиковые карты или карточки "абонементы"

Администратор или менеджер показывает клуб клиенту, просит заполнить его анкету и отдает клиенту всю рекламную информацию по услугам фитнес клуба. В дальнейшем данные из анкеты заносятся в клиентскую часть программы «UNIVERSE-Фитнес» и клиент получает статус "гостевого клиента". В дальнейшем с гостевыми клиентами можно выполнять следующие операции:

обзвон по телефону
рассылка e-mail писем
рассылка sms- предложений
почтовая рассылка новостей

После заключения контракта клиент становится постоянным. Постоянному клиенту присваивается персональный номер и выдается пластиковая карта, которая является подтверждением того что клиент является членом клуба. В дальнейшем пластиковая карта будет являться средством быстрой идентификации клиента в системе. Основная работа с постоянными клиентами сводится к быстрой регистрации их визитов. При посещении клиентом фитнес клуба, администратор проводит карту через считыватель магнитных карт (или сканер штрих-кода) и считывает номер с карты. Программа идентифицирует данного клиента, проверяет активность его карт и отображает следующую информацию: Ф.И.О. клиента, активные и заблокированные контракты, количество персональных тренировок и остаток денежных средств на лицевом счете. Если карта заморожена, ограниченна по времени или дню недели, то администратор увидит соответствующее предупреждение. Если карта действительна в настоящий момент времени, то администратор просто нажимает кнопку «Вход в клуб» и клиенту присваивается статус нахождения в клубе. Дополнительно можно присвоить клиенту внутренний номер (номер браслета или ключа от шкафчика) для идентификации внутри клуба. Обычно такой функцией пользуются, когда забирают у клиента карту на время прибывания в клубе, и вместо нее выдает ключ от шкафчика, а карту кладут на место ключа. Информация по статусу клиента автоматически передается на другие точки обслуживания: бар, салон красоты и т.д. бармен, тренер или администратор салона красоты может найти клиента по его внутреннему номеру или фамилии и списать ему оказанные услуги. Когда клиенту оказаны все услуги, и он возвращается на рецепцию клуба, ему меняют ключ от шкафчика на свою пластиковую карту и закрывает визит, производя все необходимые расчеты. Клиент покидает фитнес клуб.
В зависимости от внутренней структуры фитнес клуба, для реализации данного алгоритма потребуется 1-2 компьютера для установки программы UNIVERSE-Фитнес. Одним компьютером будет пользоваться менеджер клуба для выписки контрактов и занесения новых клиентов в базу данных, вторым администратор для идентификации клиентов и оформления визитов.

Учет товаров и ведение склада

Автоматизация работы склада на предприятии является неотъемлемой задачей любой системы управления предприятием. Если рассматривать товарооборот предприятий индустрии спорта, то в большинстве случаев учет товаров происходит на трех основных подразделениях: общий склад, бар и салон красоты (spa-зона). Для правильного учета расхода материалов на этих подразделениях, система управления не просто должна списывать товара со склада стандартными операциями: продажа товара клиенту, возврат поставщику или списание по сроку годности, но и учитывать расход тех материалов, которые используются при оказании услуг. Для решения данных задач, программа учета для фитнес клуба содержит складской модуль из программы UNIVERSE-Красота, который используется многими предприятиями индустрии красоты.

Основные возможности складского модуля:

Возможность формирования калькуляционных карт услуг
Списание материалов по нормам, при оказании услуг
Возможность корректировки фактического расхода материалов
Приход товаров на склад
Перемещение товаров между складами
Выдача товаров в производство
Списание товаров
Информация по остаткам материалов на складах

Для уменьшения времени занесения прихода товарных накладных, совместно с системой управления «UNIVERSE-Фитнес» можно использовать сканеры штрих-кода для ввода данных. Если продукция не имеет заводского штрих-кода, то ее можно промаркировать, распечатав специальные клеящиеся этикетки с помощью принтера этикеток.
По практике, для автоматизации работы основного склада в фитнес клубе достаточного одного рабочего места с установленной системой «UNIVERSE-Фитнес», а на автоматизированных рабочих местах («Бар» и «Cалон красоты») можно выполнять сразу несколько функции: обслуживание клиентов, работа с товарами и снятие отчетов.

Управление работой персонала

Управление работой персонала — это одна из приоритетных задач, которую нужно решать руководству фитнес клуба. Установка программы автоматизированного учета для фитнес клуба позволяет значительно упростить этот процесс путем внедрения дополнительных механизмов по контролю за действиями персонала, автоматизации решения расчетных задач и автоматического получения необходимой отчетности.

Основные возможности:

Встроенная система учета контроля рабочего времени. Каждому сотруднику изготавливается пластиковая карта с персональным кодом. При приходе сотрудника на рабочее место он должен отметить свою карту у администратора клуба на рецепции. Администратор считывает карту и автоматически фиксируется время прихода сотрудника. Аналогичное действие производится при уходе сотрудника с рабочего места. Программа учета для фитнеса «UNIVERSE-Фитнес» автоматически рассчитывает отработанное время каждым сотрудником, а руководитель может получить информацию по сотрудникам, нарушающим временной режим.
Планирование групповых тренировок и персональных занятий. С помощью данной функции Вы можете автоматизировать процесс предварительной записи клиентов как на групповые занятия в клубе, так и на индивидуальные тренировки к тренерам. Система предварительной записи на тренировки предотвращает перегруженность занятий и позволяет проанализировать наиболее востребованное время и услуги у клиентов и сформировать график занятий самым оптимальным образом.
Автоматический расчет заработной платы позволяет экономить время руководителя клуба и исключает конфликтные ситуации между предприятием и персоналом. В программе предусмотрены различные формы заработной платы, которые устанавливаются под каждого сотрудника персонально.